Od 1. listopada 2024. godine na snazi je novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod Poslodavca koji tvrtkama donosi nove i dodatne obaveze vezano uz kadrovsku evidenciju te evidenciju radnog vremena.
U nastavku smo saželi glavne značajke te izmjene koje donosi novi Pravilnik.
Bitno je naglasiti da sve ove evidencije možete za vašu tvrtku voditi u papirnatom ili elektroničkom obliku, odnosno ako imate elektroničko rješenje za propisane evidencije, nije potrebno ispisivati i arhivirati na papiru takve evidencije.
Pravilnik propisuje:
- Osim za zaposlenike, kadrovska evidencija kao i evidencija radnog vremena moraju se voditi i za ostale radnike (studente, ustupljene i agencijske radnike itd..)
- Uz vođenje kadrovskih podataka, Poslodavac je obavezan čuvati i preslike dokumenata koji su podloga za upis i izmjenu kadrovskih podataka. U Pravilniku je detaljno navedeno koji su to dokumenti koji se moraju čuvati: ugovori o radu i aneksi, privole i suglasnosti radnika, preslike zapisa o edukaciji, platne liste radnika, zapisi zaštite o radu, itd. Definirano je i trajanje obveze čuvanja tih dokumenta, od šest godina nakon prestanka zaposlenja radnika za određene vrste dokumenta do 40 godina za neke zapise vezane uz Mirovinsko, odnosno trajno čuvanje za pojedine vrste dokumenata
- Evidenciju radnog vremena Poslodavac je dužan zabilježiti najkasnije sedam dana od nastanka događaja radnog vremena
- Radnik mora imati pravo uvida u sve evidencije koje se odnose na njega
- Radnik je dužan u roku osam dana javiti promjenu podataka kadrovske evidencije, npr. promjenu adrese
- Definira se obveza Poslodavca da podatke evidencije mora dati na uvid ovlaštenoj osobi zakonodavca u slučaju kontrole
- Definirani su sadržaji evidencije radnog vremena i kadrovske evidencije, ne i izgled obrazaca, odnosno Poslodavac može evidencije prikazati na svojim tipiziranim obrascima, bitno je samo da imaju sve elemente koji su propisani
U okviru kadrovske evidencije o radnicima, novi podaci koje je potrebno pratiti, a koji nisu bili definirani u dosadašnjoj kadrovskoj evidenciji su:
- naziv radnog mjesta, odnosno narav ili vrsta rada na koje se radnik zapošljava
- vrsta sklopljenog ugovora o radu
- datum i razlog prestanka radnog odnosa, odnosno prestanka rada za ustupljene radnike
- datumi podnošenja prijava (početka, promjene, prestanka) na obvezna osiguranja radnika kao osiguranika po osnovi radnog odnosa, uključujući i dobrovoljno mirovinsko osiguranje, ako Poslodavac sudjeluje u plaćanju istog, te obvezna zdravstvena osiguranja tijekom rada u inozemstvu te drugi podaci, osobito u području mirovinskog osiguranja, obveznog zdravstvenog osiguranja, poreza i doprinosa, rodiljnih i roditeljskih prava, socijalne skrbi, vršenja dužnosti državljana u obrani i kandidaturi za vrijeme predizbornih promidžbi
U novom Pravilniku dodatna pažnja posvećuje se i zaštiti podataka od neovlaštenog pristupa u svim fazama korištenja podataka te zaštiti privatnosti radnika u skladu s propisima kojima se uređuje zaštita osobnih podataka.
Što se tiče evidencije o radnom vremenu radnika, u odnosu na raniju strukturu podataka evidencije, u novom Pravilniku uvode se nove kategorije podataka koje je potrebno evidentirati:
- sati odsutnosti s rada
- sati očinskog dopusta i dopusta drugog posvojitelja
- sati neplaćenog dopusta za pružanje osobne skrbi
- sati neplaćenog dopusta kandidata za Predsjednika Republike Hrvatske, zastupnika u Hrvatski sabor, člana županijske skupštine, gradskog ili općinskog vijeća, župana, gradonačelnika ili načelnika općine i njihove zamjenike
- sati nenazočnosti u tijeku dnevnog rasporeda radnog vremena po zahtjevu radnika
- sati nenazočnosti zbog vojne obveze ili služenja u ugovornoj pričuvi
Također, Poslodavac je dužan voditi i posebne podatke o radnom vremenu od kojih ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa (sati rada noću, prekovremeni rad, smjenski rad, dvokratni rad, rad u dane blagdana ili neradnih dana utvrđenih zakonom i sl.).
Dodatno se u Pravilniku naglašava i dužnost vođenja evidencije o radnom vremenu radnika na izdvojenom mjestu rada i radnika koji radi na daljinu.
Općenito, novi Pravilnik sadržava više detalja o obvezama Poslodavaca vezano uz kadrovsku evidenciju i evidenciju radnog vremena, uključuje dodatne definicije procesa koje u prethodnom Pravilniku nisu bile precizno opisani, a dodatno su definirane i odredbe o zaštiti podataka.
Provjerite kako vam naš HR Portal olakšava praćenje prema novom Pravilniku, odnosno na koji način je usklađen s novim obvezama.
